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HUDDLE ROOM, el punto de encuentro…

Un nuevo concepto en sala de reuniones conectada que se impone gradualmente a todo nivel

Muchas empresas han comprobado como la videoconferencia es un medio potente para ahorrar tiempo y dinero en las reuniones entre las diferentes sedes de cada compañía con proveedores o clientes, evitando desplazamientos y tiempos muertos en los viajes. En la mayoría de casos se ha invertido en equipos de videoconferencia caros y exclusivos, ubicados en salas de reuniones corporativas.

La tendencia es que las grandes salas de juntas con videoconferencias sean reemplazadas por pequeños espacios conectados para reuniones rápidas, equipados con una pantalla con micrófonos y altavoces integrados y un sistema de comunicación con velocidad suficiente para transportar sonido e imagen. Las salas suelen tener también una mesa con un máximo de 4 asientos.

Supongo que os preguntaréis el porqué de este cambio: una razón es la movilidad. Muchos espacios de trabajo se han abierto para construir espacios colectivos con cubículos contiguos. También, en ocasiones, hay empleados que trabajan a distancia o desde su casa. Hay un mercado global que se ha hecho accesible a empresas de cualquier medida. Los empleados viajan cada vez más, sobretodo en empresas transnacionales, y necesitan mantenerse en contacto con sus departamentos y contactos desde cualquier sitio.

Así, espacios que ocupaban oficinas ‘en propiedad’ en las distribuciones ‘cerradas’, ahora son compartidas por cualquiera que necesite hacer un pequeño ‘briefing’ con alguien en otra ubicación, que se haya desplazado a otra sede de la compañía y necesite contactar con su central, o bien presentar un proyecto, propuesta o producto simultáneamente a varios usuarios conectados en otras ubicaciones.

Es importante poder disponer de una sala en condiciones de forma rápida y exclusiva. A menudo las grandes salas de reuniones requieren una revisión y limpieza una vez usada la pizarra, notas, papeles, agua. Así mismo cuando se reúnen muchas personas en la misma sala suele haber interferencias y pérdidas de tiempo por la propia dinámica de reserva de sala de entrada, salida, ubicación, uso de los recursos por parte de varios participantes, etc.

En el ‘Huddle room’, el flujo de trabajo se optimiza porque se concentra en los interlocutores activos en este único canal. Un espacio recogido, flexible y exclusivo para la función necesaria en cada caso, sin distracciones. El coste asequible del equipamiento permite disponer de varias salas en cada sede. Una inversión que se rentabiliza en un plazo mucho más corto que los sistemas de videoconferencia dedicados de alta gama.

Hay varios perfiles de usuario y formas de utilizar este tipo de salas. Una configuración estándar incluiría también una pizarra para escribir, desarrollar y compartir rápidamente ideas o presentaciones, una mesa simple, una pantalla para visualizar y compartir contenidos o vídeo en tiempo real e interacción preferiblemente con ordenador integrado y un equipo de comunicación con micrófono, altavoces, y conexión a la red. También puede incluir un dispositivo inalámbrico para conectar los propios equipos de forma automática tipo ‘Trucast’, ‘Clickshare’ o AppleTV®.

En cuanto a las aplicaciones de comunicación existe una amplia diversidad de plataformas, gratuitas o de pago. Algunas muy populares son ’Skype for Business’, que se contrata con abonamientos mensuales para usuario a un coste muy asequible,’ Webex’, ‘Adobe connect®’, etc.

Otras herramientas interesantes para compartir presentaciones y contenidos de forma interactiva son las capacidades de control multitáctil del display a través de Newline Trucast, y la integración de todos los sistemas, cámaras, micros, altavoces, PC y conexión a la red, tal como se presenta en la configuración estándar de los displays X5 y X7 del mismo fabricante Newline, o bien la serie Surface Pro® de Microsoft, con unas prestaciones muy buenas pero precios más elevados.

Con los sistemas integrados podemos tener toda la potencia y herramientas de la sala en un solo dispositivo, ahorrando espacio, tiempo de configuración y problemas de compatibilidad, conexión, etc.

Serie Newline X7

Quiere decir esto que los sistemas de videoconferencia dedicados están destinados a desaparecer ? En principio la respuesta es no. Hay necesidades de reuniones con videoconferencia dedicada para grupos grandes o reuniones corporativas dónde se requiere acceso múltiple, visualización y captura de voz de varias personas o zonas de sala.

Sin embargo, el concepto Huddle Room permite derivar las reuniones para grupos más pequeños a espacios más disponibles, económicos y flexibles.

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